レート310の新代表、ルカと申します。
この記事は、茨城大学ポケモンサークル「レート310」が2018年度茨城大学学園祭「茨苑祭」に不参加となった経緯と反省、再発防止策の説明と関係者の皆様へのお詫びを目的としたものです。
1.茨苑祭不参加の経緯
（ レート310からは茨苑祭担当者1名が代表者会議に出席することになっていました。しかしながら、後の茨苑祭実行委員および担当者の証言から、「少なくとも第3回の代表者会議には参加していない」ことがわかりました。 ）
レート310の茨苑祭担当者は、「レート310が非公認サークルであることを理由に参加が認可されなかったという旨の説明を受けた」と報告していますが、茨苑祭実行委員会は「参加の不認可は代表者会議への不参加である」として、また根拠として他の非公認団体の参加が認可されていることを挙げています。これらの主張を埋める努力が双方によってなされましたが、各員の都合がつかず解明はされませんでした。
また、茨苑祭の企画としてポケモン公式との共同企画（ポケカ学園祭）を予定していたこともあり、担当者からの連絡があった時点でレート310は関係各所への連絡をする必要がありました。その段階で、このHPに「茨苑祭に非公式サークルだからという理由で参加が認可されなかった」という内容を含むお知らせとお詫びの記事を掲載しました。これが多くの方々の目に留まり、事実でない可能性のある情報が拡散され、事態の泥沼化を招きました。（茨苑祭実行委員に情報が伝わり、メールのやり取りの起点となったのは「運が良かった」にすぎません。）
2.反省点
反省すべき点は以下のとおりです。
・代表者会議に出席しなかったこと
・担当者との連絡を緊密にしなかったこと
（これは、日立に幹部が集中していて、水戸との連携がなされていなかったことも原因と言えます）
・サークルの管理が移っていることを把握していなかったこと
・学園祭に関する情報を十分に把握していなかったこと
・上記のような点をなぁなぁにし、確認せず企画立案をしていたこと
・情報が不足しているにもかかわらず、事実でない可能性のある情報をHPに掲載したこと。
3.再発防止策
前項をふまえ、レート310は以下の再発防止策を実施します。
・副代表を水戸に置き、水戸における体制を明確化したうえで、茨苑祭担当を水戸の副代表が務め、代表と副代表が緊密な連絡をとります。
・事前に学園祭の情報を十分に集め（当然ここでも水戸と日立間の連絡が重要になります）、必要な情報をすべて持ったうえでの企画立案を行います。
・HPに投稿する際のチェックを複数人で行い、不適切な記事の掲載を防ぎます。
4.総括
レート310は、2018年度茨苑祭に参加することができませんでした。二度とこのようなことが無いよう、再発防止に取り組んでまいります。
この度は、我々の不手際、認識の甘さによって多くの方々にご迷惑をおかけしました。大変申し訳ございませんでした。
